Японцы сумели превратить свою страну в настоящее IT-государство. Каким образом им удалось совершить такой грандиозный скачок? Рецепт сравнительно прост. Японцы очень много работают, но не просто «от рассвета до заката», а используя самые передовые решения. Японию можно поставить на первое место по внедрению новейших офисных технологий. При этом для японского бизнеса характерно стремление к дебюрократизации и устранению излишнего бумаготворчества там, где можно обойтись устным распоряжением по телефону. Как отмечает автор книги «Японские методы управления производством: девять простых уроков» Ричард Шонбергер, «простота японской системы не терпит излишних административных звеньев и бюрократической волокиты». Вдобавок должностные обязанности у всех точно расписаны, а бизнес-процессы, благодаря современным электронным системам, идеально отлажены. Все это обеспечивает высокую эффективность работы сотрудников и компаний в целом. В России работают ничуть не меньше, но, по мнению большинства опрошенных руководителей российских компаний, основными препятствиями на пути повышения производительности является недостаточная отлаженность бизнес-процессов и неправильно выстроенная работа с информацией.
С какими проблемами сталкиваются сотрудники любого офиса крупной компании? Прежде всего, с обилием бумажной документации. Ведь каждое решение руководства должно быть зафиксировано и сохранено, письма от поставщиков и подрядчиков, а также договоры, акты сдачи-приемки и многое другое тоже должно храниться в компании. Это в свою очередь создает проблемы с оперативным поиском необходимой информации, так как найти нужный документ сотруднику (например, для составления отчета) в этих бумажных Эверестах непросто и требует немало времени. Кроме того, найденный документ необходимо перевести в цифровой формат, чтобы использовать его данные для дальнейшего анализа. И это только часть проблем. Эксперты составили несколько рекомендаций для руководителей, желающих повысить эффективность работы своих компаний.
Оптимизируйте работу при помощи новых технологий, например, внедрения стандарта WiGig – беспроводной передачи данных на скорости до 7 Гб в секунду. WiGig занимает свободную частоту 60 GHz, которая идеально подходит для передачи данных между устройствами в зоне прямой видимости – монитором, жестким диском, периферией. Например, ваш планшетный компьютер сможет автоматически подключаться в офисе к большому монитору, клавиатуре, а также к общим сетевым ресурсам.
Руководство большинства компаний, стремясь оптимизировать расходы на оргтехнику, старается заменить небольшие персональные устройства одним универсальным МФУ. Решение грамотное, но далеко не всегда учитывается количество работы, которой загружают его сотрудники. Если устройство недостаточно производительное, то у МФУ образуется очередь желающих отсканировать или распечатать необходимые документы, что приводит к неоправданным потерям рабочего времени.
Избавиться от очередей у офисного принтера и заодно уменьшить расходы бумаги позволят н решения Follow-me print , которые обеспечивают маршрутизацию заданий, безопасную печать и учет. Пользователь посылает со своего компьютера задание на печать, которое передается на общий сервер. Затем в любое удобное время работник подходит к любому из офисных МФУ, идентифицируется и сразу получает распечатки всех необходимых документов. При этом данные о выполненной работе сохраняются в системе, что позволяет контролировать расход бумаги и деятельность сотрудников.
Переведите часть документации в цифровой формат. Внедрить сплошной электронный документооборот в любой крупной компании непросто, однако можно делать это постепенно, сбалансированно сочетая «бумагу» и «цифру». «Такой подход приносит неплохие результаты, – считает Сергей Сизов, заместитель директора по производству компании «Chery автомобили рус». – Наши партнеры несколько месяцев назад провели реорганизацию в офисе и внедрили одну из систем электронного документооборота. Они не стали полностью отказываться от бумаги, но часть информационных потоков перевели в «цифру». Система пока обкатывается и требует определенной доработки, но результат виден уже сейчас. У них примерно на 25−30 % увеличилась скорость принятия решений, повысилась эффективность работы и заметно выросли продажи. Наша компания тоже планирует внедрение подобной системы в ближайшее время».
На рынке существует достаточное количество недорогих программных решений для оцифровки бумажных документов, которые интегрируются с многофункциональными устройствами. В чем их преимущества? Когда вы сканируете необходимый документ, обычно МФУ запрашивает у вас в настройках сканирования информацию о том, куда необходимо сохранить документ в цифровом виде. И приходится тратить много времени, чтобы выбрать нужную папку на сервере или указать свою электронную почту. Специальные решения позволяют ускорить процесс в несколько раз.
«В проектах по оптимизации документооборота и систем корпоративной печати мы обычно используем решение GlobalScan NX, - отмечает Александр Щелканов, менеджер по программным решениям компании Ricoh Rus. – Эта программа позволяет использовать шаблонные «проекты», в которые вы заранее можете забить все необходимые данные. Выбор между «проектами» осуществляется нажатием одной иконки на сенсорной панели устройства. Кроме того, прямо во время сканирования вы можете присвоить документу специальный индекс и он сразу же самостоятельно «встроится» в вашу систему электронного документооборота».
Еще один плюс – специалисты по безопасности оценят такую функцию подобных решений, как защита PDF-файлов в момент сканирования на МФУ. Вы можете добавить пароль на открытие, копирование, редактирование или печать разнообразных PDF-файлов.
Однако не стоит думать, что, оцифровав все архивы и избавившись от огромного количества толстых папок с бумагами, вы решите проблемы и сможете облегченно вздохнуть. Количество информации по-прежнему осталось огромным, а, как известно, хранение информации на серверах в масштабах компании тоже обходится в круглую сумму. По мнению Дэвида Миллза, исполнительного директора Ricoh Europe, мы плодим ненужную информацию, в которой сами же потом и тонем: «Вам необходимо всегда помнить о том, что 45 % документов в архивах – ненужные дубликаты, а 80 % архивированной информации никогда больше не потребуется. Чтобы не занимать лишнее место и не тратить деньги впустую, критически оценивайте всю информацию и утилизируйте все ненужное!»
Правильное введение в компании систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно увеличить скорость передачи необходимой информации и принятия решений. Эффективность таких СЭД можно повысить еще больше благодаря использованию различных «облачных» сервисов. Это обеспечивает доступность всех необходимых документов сотрудникам компании в любое время как при помощи стационарных, так и мобильных устройств. Благодаря этому выгодная сделка не будет сорвана или отложена только по той причине, что сотрудник, находясь на важных переговорах за рубежом, не может своевременно получить нужные бумаги. И все необходимое будет у вас под рукой в формате 24/7!
Как видите, решений по оптимизации деятельности компании существует множество, и вам только остается выбрать те, которые подходят вашему бизнесу. При этом важно критично подходить к выбору процессов, которые нужно автоматизировать. Автоматизация необходима лишь для процессов, значительно влияющих на финансовый результат и прибыль компании.
Необходимо помнить и о том, что основной целью оптимизации является не только уменьшение расходов, но и улучшение качества конечного продукта. Поэтому нужно в каждом процессе фиксировать факторы, которые способны это качество повышать. Благодаря выявлению «узких мест» вы сможете значительно улучшить общий результат при минимальных усилиях.
