Действия работодателя, если в организации умер сотрудник

Правоотношения работников и работодателей в большинстве случаев прекращаются по инициативе одной из сторон или по взаимному согласию. Однако встречаются обстоятельства, при которых трудовой договор приходится расторгать по не зависящим от сторон причинам. Смерть сотрудника является одной из таких причин (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

В данной статье постараемся разобраться со всеми сложностями которые возникают в подобной ситуации.

Порядок оформления прекращение трудового договора

Получить от родственников умершего работника свидетельство о смерти.

Как правило, свидетельство о смерти работодатель получает от родственников умершего работника. С этого свидетельства отдел кадров снимает копию. Оригинал свидетельства остается у родственников работника. При этом со слов родственников или иных лиц без представления подтверждающих документов оформлять прекращение трудового договора с умершим работником нельзя.

Издать и зарегистрировать приказ о прекращении трудового договора с работником.

Приказ издается по унифицированной форме № Т-8, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем. Запись в строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» необходимо заполнить в точном соответствии с формулировкой ТК РФ. Необходимо поставить ссылку на соответствующую статью, часть, пункт. В данной строке нужно указать: «Смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ».

В строке «Документ, номер и дата» указывается документ, на основании которого прекращается трудовой договор с работником. Также нужно указать дату и номер этого документа (например, Свидетельство о смерти серия 0-00 № 1111111 от «20» ноября 2020 г.).

Днем прекращения трудового договора с работником в данной ситуации является дата его смерти, указанная в свидетельстве о смерти. Эта дата указывается в приказе независимо от того, когда именно умер работник (после работы или на работе, на больничном или в отпуске, в выходной или нерабочий праздничный день).

Датой прекращения трудового договора является день смерти, причем независимо от того, когда работодатель получил от родственников умершего работника копию свидетельства о смерти по установленной форме. Таким образом, дата прекращения трудовых отношений может предшествовать дате издания приказа. А дата издания приказа о прекращении трудового договора будет совпадать с датой представления работодателю свидетельства о смерти.

Внести запись в личную карточку и трудовую книжку, выдать ТК родственникам работника.

Запись об основании и причине прекращения трудового договора следует вносить в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на необходимую статью, пункт, часть.

Трудовую книжку нужно выдать на руки одному из родственников под расписку или направить ее по почте по адресу, который указан в письменном заявлении родственника (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Составить записку-расчет при прекращении трудового договора.

Записка-расчет применяется для учета и расчета заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Осуществить окончательный расчет с родственниками умершего работника.

Окончательный расчет по заработной плате, включая доплаты и премии, компенсацию за неиспользованный отпуск, полагающимся умершему работнику, производится с членом его семьи, коими являются супруги, родители, дети (ст. 2 Семейного кодекса РФ) или лицом, находившимся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ).

На основании больничного листка работодатель обязан назначить и выплатить пособие по временной нетрудоспособности. Родным умершего также нужно выплатить начисленные, но не полученные ко дню смерти работника детские пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком до полутора лет.

Выплаты производятся членам семьи, совместно проживающим с умершим, — вдове (вдовцу), родителям (усыновителям), детям (усыновленным) ст. 2 СК РФ. Поэтому у них нужно дополнительно потребовать документ, подтверждающий совместное проживание с умершим (например, паспорт получателя, в котором стоит штамп о регистрации по тому же адресу, по которому проживал умерший работник, или выписку из домовой книги).

Нетрудоспособным иждивенцам выплаты производятся независимо от совместного проживания с умершим.

Чтобы получить пособия член семьи покойного должен обратиться к работодателю в течении 4 месяцев с момента смерти близкого человека (пункт 2 статьи 1183 ГК РФ). В этом случае пособие вместе с заработной платой должны выплатить родственнику. Если же в течение 4х месяцев за оплатой больничного никто не обратился, то данная сумма включается в состав наследства (пункт 3 статьи 1183 ГК РФ). А значит, решение вопроса о том, кому достанутся эти деньги откладывается, как минимум, ещё на два месяца.

Выплаты, которые выплачивает работодатель родственникам умершего сотрудника

• причитающуюся заработную плату;
• компенсацию за неиспользованные отпуска (при их наличии) (ч. 1 ст. 127 ТК РФ);
• суммы пособий, не полученных работником ко дню смерти (например, оплата больничного) (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Все эти суммы согласно ст. 141 ТК РФ работодатель обязан выплатить родственникам умершего сотрудника не позднее недельного срока со дня обращения и предоставления работодателю следующих документов:

• свидетельства о смерти работника;
• письменного заявления о выплате причитающихся работнику сумм;
• паспорта или другого документа, удостоверяющего личность заявителя;
• документа, подтверждающего факт родства с умершим работником (свидетельства о браке, свидетельства о рождении), если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует необходимая информация.
• документ, подтверждающий совместное проживание с умершим (например, паспорт получателя, в котором стоит штамп о регистрации по тому же адресу, по которому проживал умерший работник, или выписку из домовой книги)

Работодатель может оказать поддержку членам семьи:

• выдать материальную помощь;
• помочь с организацией похорон;
• содействовать трудоустройству супруга или другого родственника умершего и т. п.

Выплата пособия на погребение

При погребении за счет средств родственника умершего или иного гражданина, взявшего на себя похоронные хлопоты, ему выплачивается социальное пособие на погребение. Пособие положено, если выше указанные граждане обратились за ним не позднее 6 месяцев с даты смерти и выплачивается в день обращения за ним на основании пакета документов: заявления (в произвольной форме) и справки о смерти от органа ЗАГС. Важно! Должен быть предоставлен оригинал.

Требовать от физлица какие-либо иные документы неправомерно.

Для выплаты пособия не потребуется рассчитывать средний заработок. Пособие назначается в фиксированной сумме, которая ежегодно индексируется. С 01.02.2020 размер пособия на погребение с учетом индексации составляет 6124,86 руб. В регионах, где применяется районный коэффициент, сумма увеличивается на размер коэффициента.

Пособие на погребение физлицу осуществляются за счет бюджетных средств. Это означает, что работодатель на указанные затраты уменьшает исчисленные взносы на социальное страхование (при зачетном методе) или получает возмещение (при прямых выплатах).

Сведения по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ на умершего сотрудника

Согласно п. 1.2 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, форма СЗВ-ТД заполняется на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между страхователем и зарегистрированным лицом, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении.

В соответствии с пп. 2.5.7 Порядка предусматривается, что в графе «Наименование документа» подраздела «Основание» указываются данные документа, подтверждающего оформление или прекращение трудовых отношений, — наименование документа, дата и номер документа.

Таким образом, кадровое мероприятие в виде увольнения в связи со смертью сотрудника необходимо отразить в отчете СЗВ-ТД, который нужно будет предоставить не позднее рабочего дня, следующего за датой проведения кадрового мероприятия (датой издания приказа об увольнении — дата предоставления документов свидетельствующих о смерти, а не датой увольнения — дата смерти сотрудника) (п. 1 Постановления Правительства РФ от 26.04.2020 № 590).

Из выше изложенного следует заполнить отчет таким образом:

• графа 2 — дата смерти
• графа 3 — увольнение
• графа 4 — должность, профессия, ...
• графа 6 — Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
• графа 7 — приказ
• графа 8 — дата приказа, это, как правило, дата предоставления документов, подтверждающих смерть работника
• графа 9 — номер приказа.

Смерть сотрудника это большое горе для его близких и потеря для трудового коллектива. В силах работодателя поддержать в этот трудный момент родственников, тем более для этого есть возможность использовать инструменты государственной поддержки. Бухгалтеру важно в такой момент не растеряться, помочь родственникам, например, предоставив список необходимых документов, проконсультировать по поводу получения пособия.