Этот материал я пишу прямо перед уходом в отпуск, в аэропорту: до самолета меньше часа, аврал, нервы... Честно говоря, я обещал сдать ее еще три месяца назад. Но все как-то не успевал. Хотя искусство управления временем я изучал и практиковал весь последний год. Чему-то научился, чему-то нет. Но вдруг у вас получится лучше?
Адепты тайм-менеджмента обычно приводят такое сравнение: деньги вы еще сможете заработать, а вот вернуть время - уже никогда. Поэтому распоряжаться им надо правильно. Чтобы не было мучительно больно... да-да, за бесцельно прожитые часы и минуты.
Техник тайм-менеджмента десятки. Конечно, ни одна из них не решит все проблемы полностью. Управление временем - задача комплексная. Чем больше факторов вы сможете задействовать, тем будет лучше. Вот что лично у меня работает. Привожу 10 самых главных принципов.
1. Помылся сам, убери свою планету
- Это у меня творческий беспорядок, не трогай здесь ничего! - Стол одной моей коллеги всегда завален до монитора газетами, журналами и прочей бумагой. У меня он раньше был таким же. Но вот что я заметил. Стоит выкинуть все ненужные вещи и положить в аккуратную стопку нужные, как сосредочиться на работе гораздо легче.
2. Поправка на босса
Следующий пункт - план на день. Лично я беру чистый лист бумаги и пишу на нем в столбик цифры от 9 до 19 (то есть часы). А дальше заполняю задачи на день. С примерным указанием, сколько времени потребуется, чтобы каждую из них решить.
Главное правило - закладывать резерв. Ведь работать в безвоздушном пространстве вы все равно не сможете: будут звонить коллеги, вызывать начальники, отвлекать знакомые. С этим нужно просто смириться. Ну или снизить отвлекающие факторы до минимума…
3. Абонент временно недоступен
Бывают задачи из серии кровь из носу. Когда времени в обрез, последний срок неумолимо приближается и отложить работу невозможно. Тогда действует только, как я его называю, «режим безвоздушного пространства».
Во-первых, отключаете телефон. Совсем. Чтобы вас вообще никто не отвлекал. Потом всем желающим перезвоните. Во-вторых, закрываете кабинет. Чтобы к вам не мог зайти праздно шатающийся коллега с непреодолимым желанием обсудить последние «Звездные войны». И в-третьих, лично мне помогают наушники. Бодрая музыка и полное отключение от реальности.
4. Выйти из соцсети
Модная фишка различных семинаров по личной эффективности - отключите все социальные сети и сосредоточьтесь на работе.
Если подсчитать, сколько человек сейчас проводит, проглядывая ленту друзей в одной или сразу нескольких соцсетях, то получится несколько часов в день.
Да, мы знаем все последние новости друзей: что Коля едет в пробке, Маша - на маникюре, а Петя отдыхает в Мадриде. Но чем нас это обогатило? Спорный вопрос. Поэтому, если надо повысить эффективность, пребывание в Одноклассниках, ВКонтакте и Фейсбуке нужно свести до минимума. Например, заходить туда на 5 минут пару раз в день. Поверьте, все самое важное вы за это время узнаете.
5. Техника помидора
Имеются в виду такие специальные кухонные часы - для готовки, их часто делают в форме помидора. Этот метод придумал итальянский студент Франческо Черилло. И даже запатентовал его.
Суть его такая: вы ставите будильник ровно на 25 минут (30, 40, 60 - кому как больше нравится). И в течение этого времени занимаетесь выполнением только одной задачи. Ни на что больше не отвлекаетесь. Когда будильник прозвенит - надо обязательно сменить деятельность. Если сидели за компьютером, прогуляйтесь пять минут, сделайте зарядку. Главное, чтобы мозг во время перерыва успел отдохнуть.
Если в процессе работы у вас родилась гениальная идея или вы вспомнили, что нужно кому-то позвонить, не беда. Просто запишите это в план. И сделайте потом, когда прозвенит будильник. Такая техника оставит вас в потоке и не даст отвлечься от выполняемой задачи.
|
6. Вижу цель - не вижу преград
Время - это ресурс. И время - это деньги. Всегда помните об этом, когда выбираете, чем заняться. В идеале делать в первую очередь надо те задачи, которые принесут вам наибольшую выгоду: не важно, денежную, моральную или какую-то другую.
А если у вас сдельная работа, можно указывать целевой показатель, сколько вы хотите получить - за месяц, неделю и день. И стремиться к выполнению. Видишь, что недорабатываешь, - ускоряешься и напрягаешься, отсеиваешь все менее полезное. Очень удобный принцип!
7. «Лягушки» и «слоны»
Задачи различаются по размеру. Есть крупные, есть маленькие. Для выполнения чего-то требуется пять минут. А другое дело у вас отнимет минимум две недели. Принципы решения у этих задач разные.
- С утра съедайте по «лягушке» (неприятное дело, которое вы откладывали в долгий ящик), а крупные задания («слоны») разделяйте на «бифштексы», - учит в своих книгах гуру российского тайм-менеджмента Глеб Архангельский.
Смысл в том, что, разделяя крупную цель на мелкие, справиться с ней будет гораздо легче. Это относится к любой сложной задаче: ремонт дома, написание диссертации, подготовка к свадьбе, выбор машины и прочее.
А мелкие нужно делить по принципу: насколько это важно. К примеру, мне как индивидуальному предпринимателю нужно было до конца декабря заплатить взнос в Пенсионный фонд. Эту задачу я откладывал… полгода! И все решил в последний день перед отлетом в отпуск - и всего за полчаса. Нужно было просто найти время и погуглить…
8. Отложить все, что лишнее
Сами знаете, задач у нас всегда куча. И по работе, и по дому. Поэтому важно расставлять приоритеты, чтобы не утонуть в текучке.
- Мне бы побольше часов в сутках, - эту фразу часто говорит мой знакомый пресс-секретарь одной крупной российской компании.
Но уж сколько есть, столько есть. Поэтому я для себя ввел не только план на день (это тактические задачи), но и стратегический план на будущее. Во-первых, он удобен тем, что в один файл я записываю все, что приходит на ум. Чтобы ничего не забыть, распределяю их по времени: что-то надо выполнить сегодня, что-то - послезавтра, а что-то - в следующем месяце.
Во-вторых, такое долгосрочное планирование помогает лучше расставлять приоритеты. Что нужно сделать как можно быстрее, а что можно отложить без серьезных побочных эффектов. Это на тот случай, когда вы понимаете, что вам нужно закончить кучу дел и не разорваться, потому что клонирование людей еще не придумали.
«Сначала я составляю список приоритетов: первый, второй, третий и так далее. И тогда вычеркиваю все, что ниже третьего», - очень мне понравилась эта цитата кого-то из американцев.
Собственно, по этой причине эту статью и откладывал. Шутка!
9. Прекрасное слово «нет»
Конечно, начальникам в этом плане легче, они могут делегировать задания. Но мы тоже можем своим временем более рационально распоряжаться. Например, распределять обязанности внутри семьи. Или… отказывать, если у вас что-то просят, а вы этого не хотите и вряд ли сможете найти на это время.
Помните, известный фильм Георгия Данелия «Осенний марафон»? Там Олег Басилашвили очень хорошо показал, как себя чувствует ничего не успевающий человек, который не может никому сказать нет. Если вы находитесь в состоянии цейтнота, нет ничего зазорного вежливо отказаться от той задачи, которую нет сил выполнять.
10. Отдыхать и высыпаться
Для хорошей работы нужен хороший отдых. Каждые полтора-два часа старайтесь отвлекаться как минимум на 15 минут. Обед, прогулки до кулера с водой, перекур. Вряд ли стоит работать по 12 - 14 часов в сутки. В этом просто нет смысла.
Лично я после 7 - 8 вечера уже не могу ничем заниматься. Если вы чувствуете, что уже перегружены, надо прекращать работу. Продолжайте ее утром - на свежую голову.
Ну и не отказывайте себе в полноценном сне и других активностях. Например, занятия спортом хоть и отнимают время от вашей любимой работы, но делают вас гораздо эффективнее. Не говоря уже о здоровье и хорошем настроении.
